IDC ha realizado, a petición de KYOCERA Document Solutions, un amplio estudio sobre los hábitos de documentales y de impresión, así como  las prioridades de los CIO para 2014 en las empresas.

El informe refleja que el reto prioritario para las compañías es acelerar los procesos documentales de forma que vayan al mismo ritmo que los del negocio. Y es que, la crisis y los actuales ciclos de consumo están obligando a las empresas a ser más ágiles, lo que en términos de gestión documental se traduce en una mayor fluidez dentro de la propia organización.

En segundo lugar, las empresas sitúan como una prioridad para este 2014 la reducción de los costes vinculados a los procesos que incluyen  papel ya que, más allá de los ahorros directos que supone eliminar el papel en la compañía, al prescindir de los documentos físicos (y su almacenaje) también se reducen notablemente los tiempos de llegada al mercado. Por ello, la digitalización se consolida como una de las apuestas estratégicas más importantes en nuestros días.

Kyocera 2013

En cuanto a la nube, ésta aún no está afectando de forma directa en este aspecto a las empresas, todas ellas coinciden a la hora de afirmar que, en un futuro, todos los procesos deberán tener en cuenta el cloud computing. La otra gran tendencia en este terreno es la movilidad, ya imparable dentro de las organizaciones, según recoge el informe. Sin embargo, los graves problemas de seguridad y de control sobre los documentos en el entorno móvil siguen preocupando a los CIO y responsables de TI por lo que superar estas barreras en los próximos meses será esencial para el desarrollo de este paradigma.

Desconocimiento de los costes reales de impresión

El estudio también revela que las compañías de nuestro país dedican hasta el 5% de su presupuesto total de TI a la partida correspondiente a impresión, aunque casi la mitad de las empresas consultadas afirma desconocer los costes reales en dicha materia.

Y es que, por su propia naturaleza, valorar el gasto real en impresión es un proceso muy complicado. En ese sentido, dentro del coste total de la impresión no se debe contabilizar únicamente la amortización de la máquina y el precio de los tóneres, sino también la electricidad empleada y el soporte técnico que se encarga de que ese equipamiento funcione correctamente día tras día.