En la mayoría de compañías, especialmente entre las pequeñas y medianas empresas, las impresoras y multifuncionales se encuentran conectadas directamente a la red local, con lo que cualquier trabajador (o persona con acceso a uno de los equipos conectados a la red) puede imprimir y escanear documentos en dichos equipos. Ello supone una gran problemática a nivel de protección de datos y confidencialidad, ya que cualquier otro trabajador o visitante puede ver o, incluso, llevar el archivo impreso sin mayor vigilancia, tenga o no tenga permisos para ello.

Con el objetivo de garantizar la máxima seguridad en la impresión y digitalización de documentos, asegurando su tratamiento óptimo, KYOCERA ha desarrollado el Kit de Autenticación con Tarjetas, un cómodo y sencillo sistema que permite mantener un completo control tanto de acceso como de contabilidad de cada uno de los trabajadores de la empresa y que está integrado al 100% en todo el parque de multifuncionales de esta marca.

El Kit de Autenticación con Tarjetas permite contabilizar el uso exacto que se hace de los equipos por parte de cada uno de los empleados y departamentos. Así pues, es posible establecer políticas de uso de tal modo que los equipos permanecen bloqueados y solo pueden ser usado al emplear una tarjeta identificativa. En ese sentido, el sistema permite establecer determinadas limitaciones a un usuario concreto, haciendo que no pueda usar el fax u obligándole a imprimir en blanco y negro.

Pero los beneficios de este sistema no se limitan únicamente a la seguridad de la información que contienen esos documentos impresos sino que también afectan positivamente a las cuentas de la compañía que lo implementa. No en vano, el Kit de Autenticación con Tarjetas de KYOCERA permite llevar un exhaustivo control de todo el uso que se hace de los equipos de impresión, sabiendo en todo momento qué empleados imprimen más, cuáles lo hacen en color o en blanco y negro, qué formatos de hoja emplean más, etc. De este modo, el CIO de la empresa puede saber quiénes están incumpliendo las políticas de impresión, limitar el uso de los equipos a los trabajadores que más consumen de forma innecesaria o tomar decisiones más acertadas al conocer en detalle las necesidades documentales de sus compañeros.

Puedes descubrir más sobre este sistema de KYOCERA y sobre cómo configurarlo correctamente en este link.