En el mes de octubre sonó el teléfono del departamento comercial de ENVOLVIA S.A., la empresa empaquetadora con mayor prestigio de esta parte de la ciudad. Julián, de 24 años,  el empleado que hacía turno en ese momento, respondió al teléfono y anotó un nuevo pedido. Le habían encargado 12.000 cajas de cartón y para tramitar la orden tuvo que crear un Albarán. Eran las 9:02 de la mañana.

Albarán tardó 18 segundos en imprimirse, fruto de una impresora de tinta inyectable del año 1998. Sus primeros momentos de vida fueron algo complicados, amontonado en una torre desorganizada de otros albaranes, presupuestos y pedidos. Allí había de todo, por todas partes, sin orden: era un auténtico caos documental. A las 12:00 pasó Marta y preguntó a Julián si tenía algo. Julián señaló al montón de papeles y le indicó que eran para el Departamento de Producción. Como pudo, Marta los cogió y se puso en marcha.

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Tres minutos después, Albarán llegaba a una mesa en el Departamento de Producción, ya algo arrugado. Había viajado de punta a punta de la empresa junto a los demás archivos y ahora estaban todos extendidos sobre un escritorio: les estaban clasificando manualmente. Así, y tras un aburrido proceso, Albarán fue catalogado y se envió a la Dirección de Producción, para que la fabricación se aprobara y pudiera llevarse a cabo.

 

Durante varios días Albarán estuvo viajando de un lugar para otro, traspapelándose en algunas ocasiones y siendo confundido en otras. Cuando el pedido fue fabricado, Albarán llegó junto a las 12.000 cajas al Departamento de Distribución, donde fue apilado nuevamente en un escritorio, hasta que lo recogió un mensajero. Este último, cotejó los datos una y otra vez para no confundirse, y finalmente lo entregó al comprador, quién volvió a revisar que todos los datos fueran correctos.

El comprador recogió el producto y guardó a un Albarán deteriorado en una carpeta, la carpeta en un archivador y, a su vez, el archivador quedó ocupando espacio en una estantería durante más de cinco años.

Todo este complicado proceso podría haberse simplificado en gran medida si la empresa hubiera optado por implementar una solución de gestión documental que digitalizase los documentos y los archivara automáticamente por etiquetas. De esta forma, todo quedaría almacenado en un único sitio al que podrían acceder desde cualquier lugar todos los empleados de la empresa, y apenas perderían tiempo en la búsqueda y archivo de esta clase de información.

Eso es precisamente lo que esta compañía encontró en MyDOCument, el gestor documental de KYOCERA para grandes empresas. Esta solución permite encontrar el documento que busca un empleado rápidamente, archivar documentos digitales y en papel fácilmente y establecer flujos de trabajo con los documentos. Además, MyDOCument es capaz de interactuar con los programas de gestión empresarial de las empresas, automatizando así todos los flujos documentales para ahorrar tiempo, dinero y complejidades a las compañías.